Informativni portal Timočke krajine (Zaječar, Knjaževac, Bor, Kladovo, Negotin, Boljevac, Majdanpek)

Izbor i saradnja sa ISO konsultantom prilikom uvođenja ISO standarda

Trenutno konkurentno tržište zahteva kvalitetne proizvode i usluge koji u potpunosti zadovoljavaju potrebe i očekivanja kupaca. Ukoliko posedujete prepoznatljiv brend pre svega po kvalitetu u rukama imate ključ za postizanje konkurentske prednosti na današnjem rastućem globalnom tržištu.

foto pixabay.com

Ovo može biti jedan od razloga koji dovodi do sve češće potrebe za implementacijom i sertifikacijom ISO standarda. Međutim, postoje i brojne poteškoće i problemi sa kojima se susreću kompanije koje žele da implementiraju ISO standarde. Ovim člankom pokušaćemo da približimo postupak sertifikacije ISO standarda i važnost odabira kompetetnog ISO konsultanta.

Definisanje razloga za uvođenje ISO standarda

Strateška odluka bilo kog preduzeća da primeni sistem upravljanja kvalitetom (QMS) ili bilo koju drugu vrstu sistema upravljanja i dobije ISO sertifikat je ona koja će imati dubok uticaj na organizaciju. Odluka o primeni ISO sistema upravljanja često se donosi kada kompanija želi da se proširi ili pokuša da uđe na nova tržišta. Nekada je okidač portal javnih nabavki gde sve više javnih preduzeća traži posedovanje ISO standarda kao uslov učestvovanja na tenderima. 

 

Pre nego što se odlučite da krenete u postupak uvođenja ISO standarda, potrebno je da defiišete pravi razlog ISO sertifikacije.

Izbor konsultantske agencije, odnosno ISO konsultanta

 

Ako razmišljate o sertifikaciji, razmislite i angažovaju ISO konsultanata. Prednosti uključivanja renomiranog i iskusnog ISO konsultanta koji dobro poznaje relevantne ISO standarde i industrijski sektor su u tome što ćete implementirati efikasni sistem upravljanja i rukovoditi ljudima koji razumeju kako da postignu stalna poboljšanja.

 

Izbor pravog ISO konsultanta je kritična odluka koja će odrediti koliko će se efikasno i neometano odvijati vaš proces sertifikacije. U celom procesu ISO sertifikacije, vaš ISO konsultant igra ključnu ulogu u pogledu pružanja rešenja za probleme koje možda niste uočili. Iz tog razloga on mora biti upoznat sa procesnim tokovima, potrebnim optimizacijama i parametrima usklađenosti.

 

Izdvojićemo nekoliko ključnih prednosti koje vam donosi angažovanje ISO konsultanta prilikom uvođeja sistema menadžmenta kvalitetom QMS:

 

  • Ilustrovanje koncepta koji se tiču upravljanja kvalitetom, obraćajući posebnu pažnju na razumevanje i usvajanje principa upravljanja kvalitetom, osiguravajući da dizajn i primena sistema upravljanja kvalitetom – QMS odgovara kulturi organizacije i specifičnom poslovnom okruženju
  • Uključivanje svih relevantih pojedinaca u realizaciju sistema upravljaja kvalitetom (QMS, odnosno ISO 9001)
  • Savetovanje i podržavanje organizacije u identifikovanju odgovarajućih procesa potrebnih za QMS, definisanje relevantnog značaja i interakcije tih procesa
  • Pomoć organizaciji u identifikovanju dokumentacije neophodne za efikasno planiranje, rad i kontrolu nad procesima
  • Nakon identifikovanja procesa, ISO konsultant će podstaći organizaciju da traži mogućnosti za poboljšanje i načine u promovisanju procesa i stalnom unapređenju QMS-a unutar organizacije
  • Pomoć u identifikovanju potreba za obukom kako bi se omogućilo organizaciji da održi sistem upravljanja kvalietom QMS
  • Ako je primenljivo, pomoć organizaciji u utvrđivanju odnosa između QMS-a i bilo kog drugog relevantnog sistema upravljanja (npr. Zaštite životne sredine – standard ISO 14001 i Zaštite i bezbednost i zdravlja na radu – standard ISO 45001) i olakšanje integracije takvih sistema

 

Kao što možemo primetiti, učešće i doprinos ISO konsultanta organizaciji je značajan ali uspeh QMS – a uglavnom zavisi od učešća i posvećenosti najvišeg menadžmenta, a ne od samog konsultanta.

Odgovornosti ISO konsultanta

 

Ono što je takođe potrebno da znate je da vam ISO konsultant ne izdaje ISO sertifikat, već je to uloga sertifikacionog tela. Vaš ISO konsultant je odgovoran za postavljanje sistema, snimanje stanja Vaše organizacije i kreiranje odgovarajuće dokumentacije prema ISO standardima. Tek nakon prolaska spoljne revizije, vašoj organizaciji biće dodeljen ISO sertifikat. Možete smatrati svog ISO konsultanta proširenim delom svoje organizacije, a ne trećom stranom. Zato je važno napraviti dobru procenu i odabrati kompetentog partnera za saradnju koji je spreman da se posveti vašoj organizaciji i odgovori na sve vaše zahteve i sva vaša pitanja.

 

Navešćemo neke ključne odgovornosti ISO konsultanta:

 

  • Poseduje celokupno znanje o primeni procesa definisanih ISO standardima
  • Poznate su mu različite verzije strukture ISO standarda, na osnovu čega primenjuje svoje znanje na odgovarajućem mestu u traženom procesu
  • Najvažnija funkcija svake organizacije je njihovo finansiranje, tako da jedna od važih stvari koju ISO konsultant treba da uradi jeste da efikasno prouči finansijski položaj organizacije, a zatim se bavi zahtevima, a da pri tome ne narušava kvalitet i definisani standard
  • ISO konsultant proverava i upravlja unutrašnjim revizijama organizacija
  • Održava tačan i definisan okvir unutar kojeg organizacija klijenta treba da radi, a politike su dizajnirane u skladu sa definisanim međunarodnim standardima
  • ISO konsultant osigurava da su operativne tehnike i procedure organizacije najboljeg kvaliteta
  • Detaljno proučava procese, postupke i aktivnosti svake funkcije organizacije, a zatim ih mapira u skladu sa međunarodnim standardima, tako da postanu što efikasniji
  • ISO konsultant pomaže organizacijama da budu više fokusirane na posao uklanjanjem nepotrebnih procesa koji su ili duplirani ili nisu potrebni
foto pixabay.com

S obzirom na značajno učešće i odgovornost koju imaju u organizaciji, treba istaći i neke parametre koje je potrebno uzeti u obzir prilikom odabira ISO konsultanata, a to su:

Relevantno znanje i stručnost

 

Kada birate konsultanta za primenu standarda u vašoj organizaciji, uzmite u obzir njegovo znanje o osnovama ISO standarda, specifičnim zahtevima, podršku u dokumentaciji itd. Takođe bi trebalo razmotriti istoriju konsultanta i evidenciju broja izdatih sertifikata klijentima sa kojima su sarađivali kao i trenutnu bazu klijenata. Uzmite u obzir da je ovo vaš veliki korak ka budućem uspešnom poslovanju i proverite reference pa i kritike, jer će to osvetliti efikasnost konsultanta koji vas zanima.

 

Referenca klijenta

 

ISO konsultanti su odgovorni za pružanje podrške organizacijama u više disciplina i faza. Trebalo bi da su stručnjaci za savetovanje, upravljanje i unutrašnju reviziju. Razmatranje konsultanta, njegove stope uspeha, prošle projekte, zadovoljstvo klijenta, raznoliko iskustvo u industriji, svedočenja klijenata i studije slučaja pomoći će vam u utvrđivanju njegove verodostojnosti.

 

Obavezno pribavite iskrene, pouzdane i verodostojne reference klijenata, jer su efikasno sredstvo za izbor pravog partnera za pokretanje vašeg postupka ISO sertifikacije. Kada pronalazite reference klijenata, potražite organizacije u sličnim industrijama koje su uspešno stekle ISO sertifikat, jer će vam to dati dodatnu sigurnost da je baš ta konsultantska agencija upoznata sa vašom industrijom i jedinstvenim izazovima sa kojima se suočava.

Otvorena komunikacija

 

Sa svojim konsultantom za ISO standarde sastajaćete se radi redovnih pregleda, diskusija, formulisanja strategije, interne revizije i drugih aktivnosti za koje bude smatrano da su neophodne, zato je važno izgraditi otvorenu komunikaciju i verovati svom konsultantu. Zajedno ćete raditi na uspešnoj implementaciji ISO procesa, finalnih sertifikata i za obnavljanje svakog ciklusa procesa sertifikacije, zato je poverenje da dobijate ispravne savete najvažnije. 

 

Prilagođene usluge

 

ISO konsultanti moraju biti dovoljno kompetentni da isporuče prilagođene usluge za svoje klijente, jer svaki klijent nosi i određene specifičnosti. Svaka organizacija je različita, čak i klijenti unutar iste industrije se razlikuju, tako da je važno da svaki segment prilagode vašim specifičnim potrebama i osluškuju vaše stvarne prakse. Važno je zapamtiti da vaši zapisani procesi treba da budu ono što zaista radite ili ćete raditi. 

 

Kada dođe vreme za sertifikaciju, revizor će proveravati vaše procese, a ako je vaš konsultant kopirao prethodne primere od svojih klijenata i to nije nešto što vi zaista radite, bićete u problemu. Nećete uspeti u sertifikaciji je rdokumentacija opsijue neku drugu firmu, a ne Vas. ISO standardi nisu copy-paste, već potpuno jednoznačno predstavljaju Vašu, i samo Vašu firmu.

 

Vaš ISO konsultant treba detaljno da konstatuje sve specifičnosti kako bi se osiguralo da je vaša organizacija postavljena za postizanje uspeha. Standardna primena treba da bude dovoljno fleksibilna za vaše potrebe i mora da se usklađuje sa organizacionim ciljevima, a da je još uvek u skladu sa zahtevima ISO standarda.

Orijentisanost na rezultat

Usmerenost na rezultate izuzetno je važna kada se radi o ISO sertifikaciji. Od ISO konsultanta možete očekivati da prikaže vremenski okvir primene, uključujući poboljšanja procesa, opšte datume za interne revizije, preporučiti potrebnu obuku i druge važne ključne pokazatelje performansi, u okviru vremenskih rokova i budžeta kako bi se osiguralo da će vaša organizacija dobiti sertifikat. Poboljšanja i implementacije procesa treba izabrati i sprovoditi pažljivo i strateški da bi se efikasno iskoristilo vreme i resursi u vašoj organizaciji kako bi se maksimizirao potencijal vaše organizacije za budući poslovni rast i osiguralo da je standard sistem dodane vrednosti.

Cene i rokovi

 

Pravilna primena ISO standarda je dugoročna investicija i orjentacija na rezultate, stoga je dobro da razmotrite i sve ostale faktore pre nego što procenite vrednost konsultanta o kome razmišljate. Iako bi cena mogla biti faktor vaše odluke, važno je znati šta je povezano sa cenom, uključujući kvalitet, iskustvo, znanje i sve faktore o kojima smo već u ovom članku govorili.

 

Zato, dok odlučujete o izboru konsultanta, pored cene, uzmite u obzir usluge i mogućnosti ISO konsultanata. Od konsultantske agencije možete očekivati da će vam pružiti jasne vremenske rokove sa prekretnicama i procenjenim vremenom završetka postupka ISO sertifikacije od početka do dobijanja sertifikata i obnavljanja.

 

Kada odlučujete o izoru pravog konsultanta razmislite još jednom o sledećim pitanjima:

 

  • Da li ima potrebno znanje i stručnost za određeni standard za koji želite sertifikaciju?
  • Kakva je njegova istorija u vašoj industriji?
  • Mogu li vam može pružiti preglede klijenata sa kojima je sarađivao?
  • Da li verujete tom konsultantu i da li se vaša organizaciona kultura podudara sa konsultantskim timom?
  • Da li je spreman da prilagodi svoje usluge u skladu sa vašim zahtevima i jedinstvenim izazovima?
  • Da li je orijentisan na rezultate i voljan da predstavi specifične ključne pokazatelje performansi koje će osigurati da vaše sertifikovanje predstavlja proces sa dodatom vrednošću?
  • Da li verujete da je cena njegovih usluga realna i prihvatljiva zbog koristi koje ćete dobiti saradnjom?

 

Kada razmatrate svog ISO konsultanta i sva ova pitanja, važno je sagledati širu sliku. Uzmite u obzir vreme koje je će konsultant za ISO standarde provesti u vašoj organizaciji, vaše poverenje u rad konsultanta i vrednost za koju verujete da će taj rad imati u poboljšanju poslovanja vaše organizacije. Izbor najboljeg konsultanta za vaše specifične potrebe na kraju će isplatiti vaše vreme i ulaganje ukoliko odaberete pravog konsultanta za svoju organizaciju .

foto pixabay.com

Potencijalni problemi sa konsultantskim uslugama

Sa druge strane, ako odaberete nekompetentnog konsultanta, možda ćete postići usaglašenost, ali definitivno nećete imati alat za unapređenje organizacije.

Postoje neki pokazatelji na koje je dobro obratiti pažnju kako biste izbegli takav scenario.

 

Neki od pokazatelja su sledeći:

 

  • ISO konsultant nije u stanju da odgovori na vaša pitanja i pruži vam adekvatno objašnjenje tamo gde vam je to potrebno, već jednostavno kaže da ISO standardi to zahtevaju
  • Nije voljan da razgovara sa zaposlenima ili razgovara isključivo sa rukovodiocem projekta
  • Nije voljan da unese vaše dokumente i zapise koji su korisni, ali ih standard ne zahteva, a njegovi dokumenti ne odražavaju funkcije specifične za vašu organizaciju. Obično te vrste konsultanata kažu da nemate sistem čak i ako već imate mnoge dokumente poput predloga, ugovora, otpremnih naloga, faktura itd.

 

U ovom slučaju možda ćete proći sertifikaciju, ali će rezultirati paralelnim procesima. Mnogi od potrebnih dokumenata su već gotovi i imate ih, ali u drugom formatu ili vrsti, a vi ćete trošiti vreme na pravljenje novih, dodatnih dokumenata i zapisa koji vam očigledno nisu potrebni u svakodnevnim poslovnim operacijama.

Sve to može dovesti do još niže motivacije, neefikasnosti, porasta birokratije pa čak i lošije organizacije u celini nego pre primene sistema. Zato ozbiljo treba pristupiti izboru ISO konsultanta, jer je to osoba ili tim sa kojim ćete provesti dosta vremena. Ne treba zanemariti i da je velika količina poverljivih informacija na raspolaganju ISO konsultantima prilikom uvođenja ISO standarda. Zato pažljvo birajte. 

Total
1
Shares
Komentariši

Vaša email adresa neće biti objavljivana. Neophodna polja su označena sa *

thirteen − 6 =

Prethodna vest

Timok u “baražu” sa Slogom iz Požege

Sledeća vest
covid19-test

Lagani rast broja novozaraženih u poslednja 24 časa